Het coronavirus heeft niet alleen gevolgen voor de gezondheid, maar ook voor de economie en de daarbij behorende banen. Veel werknemers werken thuis als gevolg van de ‘lockdown’, waardoor bij werkgevers de vraag opkomt wat aan de werknemers onbelast vergoed of verstrekt kan worden.
Verhoging van de vrije ruimte
De vrije ruimte, die werkgevers hebben om onbelaste vergoedingen te verstrekken, wordt in verband met de coronacrisis voor het jaar 2020 eenmalig verhoogd van 1,7% naar 3% over de eerste € 400.000 van de loonsom. Over het restant is 1,2% van de loonsom vrijgesteld.
Reiskosten
Tussen werkgevers en werknemers zijn vaak afspraken gemaakt over een vaste vergoeding voor de reiskosten woon-werk. Door de coronacrisis wordt zoveel mogelijk thuisgewerkt, waardoor er minder reiskosten zijn. Dit kan meebrengen dat een werkgever de vaste reiskostenvergoeding moet aanpassen of geheel of gedeeltelijk tot het loon moet rekenen. Het kabinet heeft besloten dat thuiswerken geen invloed heeft op de vaste reiskostenvergoeding. Zolang de crisismaatregelen gelden, mag de werkgever uitgaan van het reispatroon waarop de vergoeding is gebaseerd.
ICT-middelen
Tegenwoordig is het niet meer voorstelbaar dat de werknemer thuis werkzaamheden uitvoert zonder gebruik te maken van een laptop (of andere ICT-middelen). Het verstrekken van ICT-middelen is in principe aan te merken als voordeel uit dienstbetrekking en dus als loon wat dient te worden belast bij de werknemer. Echter, in het geval dat ICT-middelen dienen te worden aangeschaft i.v.m. het thuiswerken valt dit mogelijk onder een gerichte vrijstelling. Hierbij is van belang dat de vergoedingen/verstrekkingen naar het redelijk oordeel van de werkgever noodzakelijk moeten zijn voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. De werknemer is hierbij verplicht tot teruggave van deze voorziening of vergoeding van de restwaarde zodra de voorziening niet meer noodzakelijk is, bijvoorbeeld doordat het niet langer noodzakelijk is om thuis te werken.
Werkplekvoorziening
De werkgever draagt op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verantwoordelijkheid voor de thuiswerkplek. Er geldt een gerichte vrijstelling voor het vergoeden, verstrekken en/of ter beschikking stellen van zaken die tot doel hebben de werkomstandigheden van de thuiswerkplek in overeenstemming te brengen met de wet. Denk hierbij aan een bureau, een stoel, verlichting, beeldschermbril, etc. Het moet dan wel zo zijn dat de werknemer geen eigen bijdrage hoeft te betalen en daadwerkelijk thuiswerkt in het kader van de dienstbetrekking.
Suggestie
Voor veel bedrijven zal de verhoging van de vrije ruimte niet toereikend zijn om alle (extra) kosten hieronder te laten vallen, waardoor uiteindelijk een groot deel belast zal worden als loon onder de eindheffing. Dit is wat ons betreft een achterhaald uitgangspunt. Voor de invoering van de werkkostenregeling was het in kader van het thuiswerken mogelijk om als werkgever eens in de vijf jaar een belastingvrije vergoeding van € 1.815 aan de werknemer te verstrekken voor een thuiswerkplek. Wellicht moet deze oude regeling weer van stal gehaald worden, zodat goed werkgeverschap door middel van het bevorderen van een aangename thuiswerkomgeving wordt beloond. Helemaal als thuiswerken de norm wordt bij kantoorbanen.
Bron: Nextens / mr. MJC Veerman en mw R.A.C Zwarthoed, belastingadviseurs bij Contaxus