Waar wij in 2020 te maken kregen met een verruiming van de vrije ruimte in de werkkostenregeling (WKR) in verband met de coronacrisis, wordt dit in 2021 weer teruggedraaid. De twee schijven binnen de vrije ruimte die in 2020 zijn ingevoerd, blijven dit jaar wel bestaan.
De vrije ruimte van de WKR voor de eerste 400.000 euro loonsom was in 2020 tijdelijk verhoogd van 1,7% naar 3%. Over het meerdere gold in 2020 een vrije ruimte van 1,2%. Deze twee schijven blijven in 2021 bestaan, maar worden wel omlaag bijgesteld. Tot 400.000 euro wordt het percentage weer 1,7% en daarboven 1,18%.
Basisregels WKR
Wat wij onze klanten voor 2021 mee kunnen geven over de WKR is:
dat de vrije ruimte voor de werkkosten, die niet gericht zijn vrijgesteld of op nihil gewaardeerd mogen worden, vanaf 1 januari 2021 1,7% bedragen en over de fiscale loonsom vanaf 400.000 euro 1,18%;
dat vergoedingen die de werkkostenruimte overschrijden, worden belast tegen een eindheffing van 80% bij de werkgever; en
dat de werkgever in beginsel niet te maken heeft met vrije vergoedingen en verstrekkingen per individuele werknemer. Het hoeft dus niet per werknemer getoetst te worden, maar de kosten moeten wel op collectief werkgeversniveau verantwoord worden.
Gerichte vrijstellingen
De werkkostenregeling kent ook gerichte vrijstellingen. Deze zijn voor de loonheffingen niet belast en hebben geen invloed op de vrije ruimte (mits aangewezen als eindheffingsbestanddeel). Een complete lijst is op XpertHR te vinden. Een recent toegevoegde vrijstelling is bijvoorbeeld de vergoeding van de kosten voor de Verklaring omtrent gedrag (VOG). De kosten voor het volgen van een opleiding of studie met het oog op het verwerven van inkomen voor ex-werknemers is vanaf 2021 gericht vrijgesteld. Ook het verstrekken van mondkapjes is een gerichte vrijstelling tot en met 31 maart 2021.
Vooraf aangeven
De Belastingdienst wil dat een werkgever vooraf expliciet aangeeft hoe hij bepaalde loonvoordelen wil aanmerken. Binnen bepaalde grenzen kan de klant loonbestanddelen aanwijzen als werkkosten. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van de gerichte vrijstellingen of de nihilwaarderingen en normbedragen die voor sommige kosten gelden. Let hierbij wel op dat het beleid van de Belastingdienst is dat de aanwijzing van de werkkosten plaats moet vinden tijdens het kalenderjaar.
Als er geen aanwijzing als werkkosten heeft plaatsgevonden en er ook geen loonheffingen zijn ingehouden en afgedragen over een loonbestanddeel, dan moet de klant de verschuldigde loonbelasting voor zijn rekening nemen. Het loon wordt dan geboekt ten laste van de vrije ruimte. Alleen bij overschrijding van deze ruimte is je klant voor eigen rekening de 80%-eindheffing verschuldigd.
Bron: loon en personeel Nextens